Betriebsprüfung

Von der Prüfungsanordnung bis zum Bericht — der Ablauf

Eine Außenprüfung beginnt formal mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO. Sie benennt den Prüfungsumfang — welche Steuerarten, welche Jahre — und ist ein Verwaltungsakt, gegen den ein Einspruch möglich ist. Bekannt zu geben ist sie nach § 197 Abs. 1 AO angemessene Zeit vor Beginn; die Finanzverwaltung legt sich in ihrem Anwendungserlass auf zwei Wochen fest, bei Großbetrieben auf vier. Wer aus wichtigem Grund verhindert ist, kann eine Verlegung beantragen — § 197 Abs. 2 AO sieht das ausdrücklich vor, verlangt aber, dass die Gründe glaubhaft gemacht werden.

Während der Prüfung gilt § 200 AO: Das Unternehmen hat mitzuwirken, Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen vorzulegen und die erforderlichen Erläuterungen zu geben. Umgekehrt bindet § 199 AO den Prüfer daran, die Verhältnisse zugunsten wie zuungunsten zu prüfen. Am Ende stehen die Schlussbesprechung nach § 201 AO und der Prüfungsbericht nach § 202 AO; erst danach ergehen die geänderten Steuerbescheide.

Seit der Reform der Außenprüfung kann das Finanzamt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO aussprechen. Wird ihm nicht fristgerecht nachgekommen, ist ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festzusetzen — 75 Euro für jeden vollen Kalendertag, längstens für 150 Tage. In Wiederholungsfällen kann zusätzlich ein Zuschlag hinzukommen. Der eigentliche Hebel ist damit nicht mehr nur die Schätzung am Ende, sondern die Verzögerung während der Prüfung.

Quelle: Abgabenordnung, §§ 193 bis 202

Datenzugriff: Z1, Z2 und Z3

Das Recht auf Datenzugriff steht in § 147 Abs. 6 AO. Es kennt drei Formen, und die Wahl zwischen ihnen liegt beim Prüfer, nicht beim Unternehmen — er darf sie auch nebeneinander verlangen. Entscheidend ist in allen drei Fällen, dass steuerlich relevante Daten maschinell auswertbar vorliegen: Ein PDF-Ausdruck einer Kostenauswertung erfüllt das nicht, ein Export mit den zugrunde liegenden Einzelsätzen schon.

Nicht jeder Datenbestand im Fuhrpark ist steuerlich relevant. Wartungsintervalle, Führerscheinkontrollen oder UVV-Termine gehören in aller Regel nicht dazu; Kosten, Belege, Fahrzeug- und Fahrerzuordnungen sowie Aufzeichnungen zur Privatnutzung sehr wohl. Diese Abgrenzung sollten Sie vorab mit Ihrer Steuerkanzlei festlegen — nicht erst, wenn der Prüfer im Haus ist und ein Vollexport im Raum steht.

Quelle: § 147 Abs. 6 AO

Was Prüfer im Fuhrpark regelmäßig aufmachen

Der Fuhrpark ist selten das Hauptthema einer Prüfung, aber ein dankbares Nebenthema: Die Sachverhalte sind überschaubar, die Beträge wiederkehrend und die Nachweislage oft dünn. Am häufigsten geht es um die Bewertung der Privatnutzung — und damit um die Frage, ob ein Fahrtenbuch die formalen Anforderungen erfüllt oder ob auf die pauschale Bewertung zurückzufallen ist.

Ein zweiter Dauerbrenner ist das behauptete Privatnutzungsverbot. Die Rechtsprechung geht bei einem Fahrzeug, das sich zur privaten Nutzung eignet, im Ausgangspunkt von einem Anscheinsbeweis für die Privatnutzung aus. Ein Verbot im Überlassungsvertrag hilft deshalb nur, wenn es auch überwacht wird — und die Überwachung dokumentiert ist.

Neben der allgemeinen Außenprüfung gibt es Verfahren mit eigenem Rhythmus: die Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG, die den geldwerten Vorteil aus Dienstwagen unmittelbar betrifft, sowie die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG und die Kassen-Nachschau nach § 146b AO, die beide ohne vorherige Ankündigung während der Geschäftszeiten stattfinden dürfen.

• Fahrtenbücher: Vollständigkeit, zeitnahe Führung, geschlossene Form, Abgleich mit Tankbelegen und Werkstattständen
• Privatnutzungsverbote: schriftliche Regelung, tatsächliche Kontrolle, Umgang mit Verstößen
• Zuordnung: wer welches Fahrzeug wann genutzt hat — besonders heikel bei Poolfahrzeugen
• Vorsteuerabzug aus Tank-, Werkstatt- und Leasingrechnungen samt formaler Rechnungsangaben
• Zuzahlungen der Mitarbeitenden und die Behandlung von Ladestrom
• Abgrenzung zwischen sofort abziehbarem Erhaltungsaufwand und aktivierungspflichtigen Aufwendungen

Österreich: Außenprüfung nach der Bundesabgabenordnung

In Österreich heißt das Verfahren ebenfalls Außenprüfung und richtet sich nach den §§ 147 ff. BAO. Der Prüfungsauftrag ist vorzuweisen, der Beginn wird in der Regel vorher angekündigt, und der Abgabepflichtige hat mitzuwirken. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre und verlängert sich, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind.

Wer in beiden Ländern Fahrzeuge hält, sollte die Belegablage von vornherein je Gesellschaft trennen und je Fahrzeug eindeutig zuordnen. Eine gemeinsame Ablage über beide Gesellschaften hinweg ist in der Prüfung kein Vorteil, sondern eine zusätzliche Erklärungsaufgabe — und Erklärungsaufgaben verlängern Prüfungen.