Was auf dem Handy passiert — und was nicht
Eine App auf dem Handy Ihrer Mitarbeiter ist eine Vertrauensfrage. Deshalb hier die vollständige Antwort: was gespeichert wird, was übertragen wird, was gesperrt ist — und was die App bewusst nicht tut.
Kurz gesagt: kein Tracking, keine Standortabfrage, EU-Daten
Die unangenehmen Fragen zuerst — es sind die, die im Betriebsrat und in der Personalabteilung tatsächlich gestellt werden.
- Die App fragt nicht nach dem Standort
Sie fordert keine Standortberechtigung an und kann deshalb auch keine Bewegungsprofile erzeugen. Wo ein Fahrzeug steht, weiß DocuFleet nur, wenn es jemand einträgt.
- Kein Tracking, keine Werbung
Die nativen Apps ab Version 2.0 enthalten keinen eigenen Dienst für Absturzberichte. Für ältere App-Versionen gelten während der Umstellung weiterhin die Angaben in der Datenschutzerklärung.
- Konto löschen — in der App
Unter „Mehr Gefahrenzone“ lässt sich das eigene Konto endgültig löschen, mit zwei Rückfragen. Wer eine Organisation besitzt, muss sie vorher übergeben, sonst bliebe sie führungslos.
- App-Sperre per Gesicht oder Fingerabdruck
Optional lässt sich die App zusätzlich sperren — entsperrt wird per Face ID oder Fingerabdruck, mit der Geräte-PIN als Rückfall. Sinnvoll auf Geräten, die im Fahrzeug bleiben.
- Anmeldung nur mit dem Firmenkonto
In der App kann sich niemand registrieren. Zugang gibt es ausschließlich über ein Konto, das der Betrieb angelegt hat — und das der Betrieb jederzeit wieder entziehen kann.
- Fotos gehen nur, wenn jemand sie auslöst
Kamera- und Fotozugriff werden erst beim ersten Schaden- oder Belegfoto erfragt. Es gibt keinen Hintergrundzugriff auf die Galerie.
- Übertragung verschlüsselt, Speicherung in der EU
Der Datenverkehr läuft ausschließlich über TLS, die Daten liegen auf Servern in der EU. Für die App gilt dieselbe Auftragsverarbeitung wie für die Weboberfläche.
Auf dem Gerät selbst liegen zwei Dinge: der Anmeldeschlüssel im gesicherten Systemspeicher (Keychain beziehungsweise Keystore) und ein Zwischenspeicher der zuletzt geladenen Daten, damit die App auch im Funkloch etwas anzeigen kann. Beim Abmelden wird dieser Zwischenspeicher gelöscht — ein weitergegebenes Gerät gibt den vorigen Datenstand nicht mehr preis.
Für die Mitbestimmung ist vor allem eines wichtig: Die App erzeugt keine Daten, die es im Web nicht ohnehin gäbe. Sie ist ein zweiter Zugang zu demselben System, kein zusätzliches Erfassungsinstrument. Wer eine Betriebsvereinbarung zu DocuFleet hat, muss sie für die App in aller Regel nicht neu verhandeln.
Die vollständige Beschreibung der Verarbeitung steht in der Datenschutzerklärung; die technische und organisatorische Seite auf unserer Seite zu Sicherheit und Hosting.
FAQ
Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber über die App sehen, wo ich bin?
Nein. Die App fordert keine Standortberechtigung an und überträgt keine Positionsdaten. Sichtbar ist nur, was jemand aktiv einträgt — etwa ein Kilometerstand oder eine Fahrt, die erfasst wurde.
Sendet die App Absturzberichte?
Die nativen Apps ab Version 2.0 enthalten keinen eigenen Dienst für Absturzberichte. Ältere App-Versionen können während der Umstellung weiterhin Berichte an Sentry senden. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Was liegt auf dem Handy, wenn es verloren geht?
Der Anmeldeschlüssel im gesicherten Systemspeicher und der zuletzt geladene Datenstand. Mit aktivierter App-Sperre kommt ohne Gesicht, Fingerabdruck oder Geräte-PIN niemand hinein; zusätzlich lässt sich der Zugang im Web sofort entziehen.
Dürfen wir die App auf privaten Handys einsetzen?
Technisch ja, rechtlich sollte es freiwillig sein und in einer Vereinbarung stehen. Die App greift nicht auf private Inhalte zu — sie braucht Kamera und Fotos nur für die Bilder, die jemand selbst aufnimmt oder auswählt.
Brauchen wir eine neue Betriebsvereinbarung?
In der Regel nicht: Die App verarbeitet dieselben Daten wie die Weboberfläche und erhebt nichts zusätzlich. Prüfen sollten Sie den Punkt trotzdem — vor allem, wenn private Geräte einbezogen werden. Eine Argumentationshilfe dafür liegt im Rollout-Kit.
Wie organisiere ich Zugriffe bei einem Wechsel im Team?
Prüfen Sie Rolle und Zuständigkeiten der betreffenden Person. Zugänge und Berechtigungen sollten zu den aktuellen Aufgaben passen, damit Informationen im vorgesehenen Kreis bearbeitet werden.
Was sollte ich vor dem Start mit mehreren Gesellschaften klären?
Stimmen Sie Gesellschaftszuordnung, Rollen und den benötigten Zugriff ab. Die organisatorische Trennung und die Aufgaben der Beteiligten sollten vor der ersten gemeinsamen Bearbeitung klar sein.