Fuhrparkkosten & Auswertungen
Kosten je Fahrzeug, Kostenart und Zeitraum vergleichen. Belege und Kostenstellen bleiben nachvollziehbar zugeordnet. Für die Buchhaltung stehen passende Exporte bereit.
FUHRPARKMANAGEMENT
01 · KOSTENÜBERSICHT
Kosten im Griff, Zahlen parat
Aus jedem erfassten Beleg wird eine Auswertung — nach GoBD-Grundsätzen festgeschrieben und exportbereit.
Betrachten Sie die erfassten Ausgaben gemeinsam statt nur einzelne Rechnungen. Der Vergleich nach Fahrzeug, Zeitraum und Kostenstelle zeigt, wo Sie genauer hinsehen sollten.
Kosten je Fahrzeug & Kostenart
Jeder Beleg fließt automatisch in die Kostenrechnung — ausgewertet nach Fahrzeug, Kostenart und Zeitraum.
Auswertungen & Kostenentwicklung
Von–Bis-Filter, Kostenentwicklung über die Zeit und Schaden-Statistik — entfärbt und aufs Wesentliche reduziert.
DATEV-Export
Der Steuerberater bekommt die Buchungen als DATEV-Export — statt einer Beleg-Sammel-Mail am Monatsende.
nach GoBD-Grundsätzen festgeschrieben
Festgeschriebene Belege sind unveränderbar, Korrekturen laufen als Storno — mit lückenlosem Audit-Log.
Das Paket für die Betriebsprüfung
Kommt die Prüfung, entsteht auf Knopfdruck ein Datenträger im Format der Finanzverwaltung (GDPdU, Zugriffsart Z3): Kosten, Belege, Fahrzeuge, Änderungsprotokoll und Stammdaten als CSV, dazu die Beschreibung, die jede Datei und jedes Feld erklärt. Vorher zeigt „Umfang prüfen“, wie viele Zeilen je Tabelle dabei wären.
Die Papiere liegen bei
Verfahrensdokumentation und Übergabeprotokoll gehören zum Paket, statt separat zusammengesucht zu werden. Das Protokoll hält fest, was übergeben wurde und für welchen Zeitraum — die Frage, die später als Erstes gestellt wird.
02 · KOSTENSTELLEN & ZUORDNUNG
Jeder Betrag. Richtig zugeordnet.
Fahrzeug, Kostenstelle und Kostenart geben einer Ausgabe ihren Zusammenhang. So lässt sich die Auswertung bis zum einzelnen Beleg nachvollziehen.
Prüfen Sie die Zuordnung bereits bei der Erfassung. Fahrzeug, Kostenart und Kostenstelle geben derselben Ausgabe unterschiedliche Zusammenhänge. Wenn diese Angaben passen, lassen sich Auswertungen und Rückfragen später bis zur Vorlage zurückverfolgen.
03 · DATENEXPORT
Auswerten und weiterverwenden.
Stellen Sie die erfassten Kosten für den gewünschten Zeitraum zusammen. Die Zuordnung bleibt auch bei der Weitergabe an Buchhaltung und Controlling erhalten.
Stimmen Sie den benötigten Umfang mit der Buchhaltung ab. Die Prüfung der Zuordnung gehört vor die Weitergabe, damit Rückfragen anhand derselben Belege geklärt werden können.
SO FUNKTIONIERT'S
Vom einzelnen Beleg zur fertigen Auswertung.
Belege erfassen
Rechnungen und Belege mit den relevanten Beträgen erfassen.
Zum Beleg gehören Datum, Betrag und der passende Fahrzeugbezug. Eine saubere Erfassung schafft die Grundlage dafür, Ausgaben später nach Zeitraum und Kostenart einzuordnen.
Zuordnung prüfen
Fahrzeug und Kostenart der Ausgabe prüfen.
Kontrollieren Sie, ob die Ausgabe dem richtigen Fahrzeug und der passenden Kostenstelle zugeordnet ist. So vergleichen Sie in der Auswertung tatsächlich die gewünschten Bereiche.
Kosten auswerten
Die Kosten im gewünschten Zeitraum zusammenstellen.
Betrachten Sie die erfassten Ausgaben gemeinsam statt nur einzelne Rechnungen. Der Vergleich nach Fahrzeug, Zeitraum und Kostenstelle zeigt, wo Sie genauer hinsehen sollten.
Daten exportieren
Die benötigten Daten für die weitere Bearbeitung exportieren.
Stimmen Sie den benötigten Umfang mit der Buchhaltung ab. Die Prüfung der Zuordnung gehört vor die Weitergabe, damit Rückfragen anhand derselben Belege geklärt werden können.
FAQ
Häufige Fragen
Wie kommen die Fuhrparkkosten zu DATEV?
Jeder erfasste Beleg wird zur Kostenposition mit Kostenart, Fahrzeug und Kostenstelle. Daraus entsteht der DATEV-Export für Ihre Kanzlei, statt einer Sammelmail mit Belegen am Monatsende.
In welchem Tarif ist der DATEV-Export enthalten?
Im Tarif Pro, ebenso das Prüfer-Paket für die Betriebsprüfung. Auswertungen und Statistiken sowie der CSV- und Excel-Export gehören zu jedem Tarif.
Was enthält das Paket für die Betriebsprüfung?
Einen Datenträger im Format der Finanzverwaltung (GDPdU, Zugriffsart Z3) mit Kosten, Belegen, Fahrzeugen, Änderungsprotokoll und Stammdaten als CSV. Dazu kommen die Beschreibung aller Dateien und Felder, die Verfahrensdokumentation und ein Übergabeprotokoll.
Wie mache ich Kosten zwischen Fahrzeugen vergleichbar?
Wählen Sie einen einheitlichen Zeitraum und prüfen Sie die Zuordnung der Ausgaben. Unterschiedliche Kostenarten und fehlende Belege können einen Vergleich verzerren und sollten beim Einordnen berücksichtigt werden.
Was sollte vor der Weitergabe an die Buchhaltung geklärt sein?
Stimmen Sie Zeitraum, Kostenstellen und gewünschten Datenumfang ab. Prüfen Sie die Zuordnungen anhand der Belege, damit Rückfragen auf derselben Grundlage beantwortet werden können.
Welche Angaben helfen bei der Einordnung einer Ausgabe?
Datum, Betrag, Kostenart und Fahrzeugbezug bilden den Ausgangspunkt. Der zugehörige Beleg ergänzt die Angaben und bleibt für spätere Rückfragen wichtig.
Kann ich auch einzelne Kostenstellen betrachten?
Die Auswertung kann im Zusammenhang mit Fahrzeug, Zeitraum und Kostenstelle betrachtet werden. Voraussetzung für eine aussagekräftige Sicht ist eine passende Zuordnung der erfassten Ausgaben.