Wo DocuFleet KI einsetzt
Nicht als Schlagwort, sondern an den sechs Stellen, an denen sonst abgetippt, einsortiert und geschätzt wird. Was dabei herauskommt, ist ein Vorschlag — freigegeben wird von Ihnen.
Sechs Stellen im Alltag
Fotografieren Sie einen Beleg: Betrag, Datum, Kennzeichen und Kostenart werden ausgelesen und Ihnen zur Freigabe vorgelegt — statt abgetippt zu werden.
Zur Belegerfassung →Rechnungen, Bescheide und Verträge, die in Ihrem Fuhrpark-Postfach ankommen, werden nach Art und Fahrzeug erkannt und am richtigen Fahrzeug abgelegt.
Zu Dokumenten & Postfach →Aus den Fotos einer Beschädigung entstehen die betroffenen Teile und eine erste Einschätzung — als Grundlage der Schadenmeldung, nicht als Ersatz für den Gutachter.
Zur Schadenerfassung →Bei der Übergabe eines Fahrzeugs liest die KI aus den Aufnahmen den Zustand vor und schlägt vor, was ins Protokoll gehört.
Zur App →Eine Frage in eigenen Worten an die eigenen Zahlen — die Auswertung entsteht daraus, statt sie sich aus Filtern zusammenzuklicken.
Zu Statistik & DATEV →Der Copilot beantwortet Fragen zum eigenen Fuhrpark und verweist dabei auf die Datensätze, aus denen die Antwort stammt.
So wird aus einem Foto ein Vorschlag
Jede der sechs Stellen geht denselben Weg — und an keinem Schritt schreibt das Modell selbst.
Aufnehmen
Ein Foto, ein PDF, eine weitergeleitete Mail oder eine Frage in eigenen Worten. Fotos werden vor dem Versand verkleinert; Ortsangaben aus der Kamera bleiben auf dem Gerät.
Lesen
Das Modell liefert keine Prosa, sondern ein festes Formular: Betrag, Datum, Kennzeichen, Klassen — je Feld mit einer Angabe, wie sicher es sich ist. Ein Feld, bei dem es rät, gilt als nicht gelesen.
Prüfen
Der Server plausibilisiert, bevor ein Mensch etwas sieht: Ein Kilometerstand über dem Höchstwert ist ein Lesefehler, ein Tageszähler wird verworfen, ein Satz, der seiner eigenen Zahl widerspricht, fällt weg. Was durchkommt, ist ein Vorschlag mit benannten Lücken.
Freigeben
Sie sehen Vorschlag und Vorlage nebeneinander, ändern, was nicht stimmt, und bestätigen. Erst dann wird gebucht, gemeldet oder abgelegt — und im Protokoll steht, wer es war.
Und im Kleinen
Lesungen ohne eigene Funktionsseite, weil sie in einem anderen Vorgang stecken — dort, wo sonst eine Zahl vom Display abgetippt würde.
Ein Foto des Tachos genügt: Gelesen wird der Gesamtkilometerstand — und verworfen der Tageszähler, der auf fast jedem Armaturenbrett größer daneben steht. Meilen werden gemeldet, nicht still umgerechnet; die Zehntelstelle wird abgeschnitten, nicht aufgerundet — ein Kilometer, den das Fahrzeug nie gefahren ist, gehört nicht in die Akte.
Wer den Dienstwagen zu Hause lädt, fotografiert den Stromzähler oder das Wallbox-Display. Gelesen wird die Energie in Kilowattstunden — nicht die Leistung in Kilowatt, die daneben steht — und ob es ein Zählerstand ist oder die Energie dieser einen Ladung. Beides ist brauchbar, aber verschieden.
Die Reifenflanke oder der Beleg, beides über dasselbe Feld: Dimension, Herstellwoche, Marke und Wintertauglichkeit stehen abgedruckt am Reifen, Preis und Händler auf der Rechnung. Die Profiltiefe liest die KI bewusst nicht — sie ist aus einem Foto nicht seriös zu bestimmen und bleibt eine Messung je Position.
Aus dem Text einer Mängelmeldung schlägt die KI den Schweregrad vor — Gefahr, erheblich, gering. Ein Vorschlag für die Triage, nicht die Einstufung: Die trifft die Fuhrparkleitung. Und ein Begründungssatz, dessen Zahl der strukturierten Angabe widerspricht, wird verworfen statt angezeigt.
Beim Anlegen eines Fahrzeugs liest die KI die Zulassungsbescheinigung Teil I aus — Kennzeichen, Erstzulassung, Hersteller und Modell, FIN, Leistung, Massen, HSN und TSN — und den österreichischen Zulassungsschein genauso. Die Stammdaten sind vorgefüllt, bevor jemand tippt.
Ein Bußgeldbescheid wird als solcher erkannt, Aktenzeichen, Behörde und Betrag werden gelesen — und nach Ihrer Bestätigung entsteht daraus ein Verstoß mit laufender Frist, dem Fahrzeug über das Kennzeichen zugeordnet.
Leasing- oder Mietvertrag: Vertragspartner, Laufzeit, Rate und Kilometer je Jahr werden gelesen und als Vertrag vorgeschlagen. Angelegt wird er nach Ihrer Prüfung — die Vertragsarten mit ihrer je eigenen Struktur bleiben Sache des Webs.
Was die KI nicht entscheidet
Keine dieser sechs Stellen bucht, meldet oder schreibt etwas fest. Sie liest, ordnet zu und schlägt vor; gespeichert wird, was ein Mensch bestätigt. Das ist keine Vorsicht aus Prinzip, sondern die Bauweise: Ein Beleg wird steuerlich relevant, eine Schadenmeldung geht an eine Versicherung, ein Übergabeprotokoll wird unterschrieben — an jeder dieser Stellen muss nachvollziehbar sein, wer zugestimmt hat.
Deshalb steht auch die Führerscheinkontrolle nicht auf dieser Seite. Der Nachweis nach § 21 StVG hängt daran, dass eine verantwortliche Person das Ergebnis festhält — nicht daran, wie gut ein Modell ein Dokument liest.
Drei Netze unter jedem Vorschlag
Ein Dokument ist keine Anweisung. Was hochgeladen wird, gilt dem Modell ausschließlich als Daten. Steht in einer Rechnung „ignoriere deine Anweisungen“, liest das Modell die Felder trotzdem regulär — und meldet den Versuch still an den Betreiber. Erzwungenes Antwortformat und serverseitige Feldprüfung fangen den Rest.
Zahlen werden nachgerechnet. Wo das Modell eine Zahl strukturiert liefert und im selben Atemzug einen Satz dazu schreibt, prüft der Server den Satz gegen die Zahl. Widerspricht er ihr, fällt der Satz weg — ein falscher Zahlenbezug in einem autoritativ klingenden Satz kostet mehr Vertrauen, als der ganze Vorschlag einbringt.
Jede Art hat ein Kontingent. Je Organisation und Tag ist die Zahl der Aufrufe je Art begrenzt — im Alltag unerreichbar, gegen Missbrauch eine Bremse. Ist es einmal voll, sagt die Oberfläche das, und der Weg von Hand bleibt offen.
Wo die Verarbeitung stattfindet
Die Auslesung läuft über Google Cloud (Vertex AI) in der Europäischen Union, Region Frankfurt. Ihre Belege, Dokumente und Fotos werden dort zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und nicht zum Training von Modellen verwendet. Welche Dienstleister DocuFleet einsetzt und wozu, steht vollständig in der Datenschutzerklärung; die übrigen Zusagen zu Hosting, Rollen und Protokollierung auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.
Im Tarif enthalten
Die KI-Funktionen gehören zum Pro-Tarif. Der Start-Tarif enthält ein monatliches Kontingent für die Belegerfassung, damit sich die Sache ausprobieren lässt, bevor man sie bucht — die Zahlen dazu stehen auf der Preisseite.
Fragen vor der Einführung
Was kostet die KI zusätzlich?
Nichts je Aufruf. Die KI-Funktionen gehören zum Pro-Tarif und werden nicht einzeln abgerechnet; der Start-Tarif enthält ein monatliches Kontingent für die Belegerfassung, damit sich die Sache ausprobieren lässt. Jede Art hat ein Tageskontingent je Organisation, das im Alltag nicht erreicht wird — ist es doch einmal voll, sagt die Oberfläche das, und der Weg von Hand bleibt offen.
Werden meine Belege und Fotos zum Training verwendet?
Nein. Die Verarbeitung läuft über Google Cloud (Vertex AI) in der Region Frankfurt, und die Eingaben werden ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet — nicht zum Training von Modellen. Welche Dienstleister DocuFleet einsetzt und wozu, steht vollständig in der Datenschutzerklärung.
Was passiert, wenn die KI falsch liegt?
Dann ändern Sie den Vorschlag, bevor er gespeichert wird — Sie sehen ihn neben dem Dokument oder Foto. Vieles fängt schon der Server ab: unplausible Zahlen, verwechselte Anzeigen, Sätze, die ihrer eigenen Zahl widersprechen. Ein Vorschlag, den niemand bestätigt, hinterlässt nichts.
Kann ein manipuliertes Dokument die Auswertung steuern?
Hochgeladene Dateien gelten dem Modell ausschließlich als Daten, nie als Anweisung. Versucht ein Dokument trotzdem, die Auswertung zu lenken, wird das erkannt, die Felder werden regulär gelesen, und der Verdacht wird still an den Betreiber gemeldet. Dazu kommen erzwungenes Antwortformat, serverseitige Feldprüfung und die Freigabe durch einen Menschen.
Zeigen Sie uns einen Beleg — wir zeigen Ihnen, was daraus wird.
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