Fuhrparksoftware mit DATEV-Schnittstelle
„DATEV-Export“ steht auf vielen Datenblättern. Ob Ihre Kanzlei damit arbeiten kann, entscheidet sich an Details, die selten beworben werden — Kontenrahmen, Kostenstellen und dem Umgang mit Korrekturen.
Was muss eine Fuhrparksoftware für DATEV leisten?
Sie muss Fuhrparkkosten so exportieren, dass die Kanzlei sie ohne Nacharbeit einlesen kann: mit passendem Kontenrahmen, einer Kostenstelle je Fahrzeug, korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer und einem nachvollziehbaren Umgang mit Korrekturen. Ein Export, der jede Buchung ohne Kostenstelle liefert, verlagert die Arbeit nur in die Kanzlei.
DATEV-Schnittstelle im Fuhrpark
Der Fuhrpark erzeugt Buchungen: Tankbelege, Werkstattrechnungen, Leasingraten, Versicherungen, Bußgelder. Werden sie in der Fuhrparksoftware erfasst, sollen sie nicht ein zweites Mal in der Buchhaltung getippt werden — dafür gibt es den Export.
Der Begriff ist allerdings unscharf. Zwischen einer CSV-Datei mit Beträgen und einem Buchungsstapel, den die Kanzlei ohne Nacharbeit einliest, liegen Welten. Entscheidend ist, ob die Struktur passt: Welcher Kontenrahmen wird verwendet, sind Kostenstellen enthalten, kommt der Beleg als Bild mit, und wie werden Korrekturen abgebildet.
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen. Ist eine Buchung erst einmal übergeben, darf sie nicht stillschweigend geändert werden — die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit. Eine saubere Lösung storniert und bucht gegen, statt zu überschreiben. Fragen Sie hier genau nach, denn diesen Unterschied merkt man erst in der Betriebsprüfung.
Woran Sie eine gute Umsetzung erkennen
01 · KONTENRAHMEN
Kontenrahmen passt zur KanzleiSKR03 und SKR04 sind unterschiedlich aufgebaut. Der Export muss den Rahmen bedienen, mit dem Ihre Kanzlei arbeitet — oder die Zuordnung konfigurierbar lassen.
Stimmen Sie die benötigte Zuordnung gemeinsam mit der Kanzlei ab. Kostenarten und Konten sollen bei der Weitergabe denselben fachlichen Zusammenhang abbilden. Eine Prüfung vor dem ersten Export hilft, wiederkehrende Rückfragen zu vermeiden.
02 · KOSTENSTELLEN & ZUORDNUNG
Kostenstellen kommen mitOhne Kostenstelle landet der Fuhrpark als ein großer Block in der Buchhaltung. Die Auswertung je Fahrzeug oder Abteilung ist dann nur in der Fuhrparksoftware möglich, nicht in der Buchhaltung.
Prüfen Sie die Zuordnung bereits bei der Erfassung. Fahrzeug, Kostenart und Kostenstelle geben derselben Ausgabe unterschiedliche Zusammenhänge. Wenn diese Angaben passen, lassen sich Auswertungen und Rückfragen später bis zur Vorlage zurückverfolgen.
03 · STORNO & KORREKTUREN
Korrekturen als StornoÜbergebene Buchungen werden nicht überschrieben, sondern storniert und neu gebucht. Alles andere erzeugt Differenzen, die niemand mehr zuordnen kann.
Original und Korrektur bleiben als zusammengehörige Vorgänge erkennbar. Das Team kann dadurch nachvollziehen, welcher Betrag ursprünglich erfasst und wie er berichtigt wurde. Der Bezug zum Beleg geht bei der weiteren Bearbeitung nicht verloren.
04 · ZUGRIFF AUF DEN ORIGINALBELEG
Der Beleg bleibt auffindbarZur Buchung gehört das Bild. Ob es mitexportiert wird oder über eine Referenz auffindbar bleibt, sollten Sie vorher klären — nicht bei der ersten Rückfrage der Kanzlei.
Die Vorlage erklärt, woher eine Angabe stammt. Halten Sie sie deshalb im Zusammenhang mit dem bestätigten Betrag und dem Fahrzeug erreichbar. Bei Rückfragen können Fuhrpark und Buchhaltung auf denselben Beleg schauen.
Diese Fragen stellen Sie jedem Anbieter
- Welches Format wird erzeugt, und hat unsere Kanzlei es schon einmal eingelesen?
- Welcher Kontenrahmen liegt zugrunde, und lässt sich die Zuordnung anpassen?
- Werden Kostenstellen und Kostenarten mitgegeben?
- Wie werden Korrekturen an bereits exportierten Buchungen abgebildet?
- Kommt der Beleg als Bild mit oder bleibt er in der Software?
- Gehört der Export zum Grundpreis oder ist er ein kostenpflichtiger Zusatz?
- Kann die Kanzlei selbst lesend zugreifen, statt auf einen Export zu warten?
Diese Fragen gelten für jeden Anbieter — auch für uns. Wie DocuFleet sie beantwortet, steht direkt darunter.
So löst DocuFleet das
DocuFleet exportiert Buchungen im DATEV-Format sowie als CSV, mit Kostenstellen und Kostenarten. Belege sind festgeschrieben; Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung, statt den ursprünglichen Beleg zu überschreiben.
Zusätzlich zum Export gibt es den Weg, den Kanzleien meist bevorzugen: einen eigenen Beobachter-Zugang, der ausschließlich liest. Die Kanzlei holt sich die Zahlen selbst, wenn sie sie braucht, statt auf eine Sammelmail zu warten.
Zur Einordnung: Der Beobachter-Zugang selbst ist keine Zusatzlizenz — die Kanzlei zählt nicht als abgerechnetes Fahrzeug.
FAQ
Häufige Fragen
Ist ein DATEV-Export dasselbe wie eine DATEV-Schnittstelle?
Umgangssprachlich wird beides gleich verwendet. Technisch ist der Export eine Datei, die Sie oder die Kanzlei einlesen; eine echte Schnittstelle würde die Daten direkt übertragen. Für den Fuhrpark reicht der Export in aller Regel aus, weil die Übergabe ohnehin periodisch erfolgt.
Was ist mit E-Rechnungen?
Eingehende Rechnungen im Format XRechnung, ZUGFeRD oder ebInterface werden strukturiert gelesen, statt aus dem PDF abgetippt zu werden. Das ist unabhängig vom Export, spart aber denselben Arbeitsschritt.
Muss meine Kanzlei DATEV nutzen?
Nein. Für andere Systeme steht der CSV-Export bereit, der sich in den meisten Buchhaltungsprogrammen einlesen lässt. Klären Sie die Spaltenstruktur einmalig mit der Kanzlei ab, danach läuft es unverändert weiter.
Was sollte die Fuhrparkleitung vor dem Export prüfen?
Fahrzeugzuordnung, Kostenart, Zeitraum und vorhandene Belege sollten zusammenpassen. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welcher Umfang für die weitere Bearbeitung benötigt wird.
Wie lassen sich Rückfragen zu einem Betrag klären?
Beginnen Sie bei der betreffenden Ausgabe und der zugehörigen Vorlage. Ein gemeinsamer Bezug zu Fahrzeug und Zeitraum erleichtert die Abstimmung zwischen Fuhrpark und Buchhaltung.
Begriffe dazu: GoBD · Betriebsprüfung · E-Rechnung
Weitere Auswahlhilfen: KI-Belegerfassung · Fristenüberwachung · Kalenderanbindung · Führerscheinkontrolle · UVV-Prüfung · Verzicht auf Ortung
Mit diesen Kriterien weiter: Anbieter im Vergleich — mit Preisen, Schwerpunkten und Quellenangabe.