Fuhrparksoftware mit DATEV-Schnittstelle
„DATEV-Export“ steht auf vielen Datenblättern. Ob Ihre Kanzlei damit arbeiten kann, entscheidet sich an Details, die selten beworben werden — Kontenrahmen, Kostenstellen und dem Umgang mit Korrekturen.
DATEV-Schnittstelle im Fuhrpark
Der Fuhrpark erzeugt Buchungen: Tankbelege, Werkstattrechnungen, Leasingraten, Versicherungen, Bußgelder. Werden sie in der Fuhrparksoftware erfasst, sollen sie nicht ein zweites Mal in der Buchhaltung getippt werden — dafür gibt es den Export.
Der Begriff ist allerdings unscharf. Zwischen einer CSV-Datei mit Beträgen und einem Buchungsstapel, den die Kanzlei ohne Nacharbeit einliest, liegen Welten. Entscheidend ist, ob die Struktur passt: Welcher Kontenrahmen wird verwendet, sind Kostenstellen enthalten, kommt der Beleg als Bild mit, und wie werden Korrekturen abgebildet.
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen. Ist eine Buchung erst einmal übergeben, darf sie nicht stillschweigend geändert werden — die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit. Eine saubere Lösung storniert und bucht gegen, statt zu überschreiben. Fragen Sie hier genau nach, denn diesen Unterschied merkt man erst in der Betriebsprüfung.
Woran Sie eine gute Umsetzung erkennen
SKR03 und SKR04 sind unterschiedlich aufgebaut. Der Export muss den Rahmen bedienen, mit dem Ihre Kanzlei arbeitet — oder die Zuordnung konfigurierbar lassen.
Ohne Kostenstelle landet der Fuhrpark als ein großer Block in der Buchhaltung. Die Auswertung je Fahrzeug oder Abteilung ist dann nur in der Fuhrparksoftware möglich, nicht in der Buchhaltung.
Übergebene Buchungen werden nicht überschrieben, sondern storniert und neu gebucht. Alles andere erzeugt Differenzen, die niemand mehr zuordnen kann.
Zur Buchung gehört das Bild. Ob es mitexportiert wird oder über eine Referenz auffindbar bleibt, sollten Sie vorher klären — nicht bei der ersten Rückfrage der Kanzlei.
Diese Fragen stellen Sie jedem Anbieter
- Welches Format wird erzeugt, und hat unsere Kanzlei es schon einmal eingelesen?
- Welcher Kontenrahmen liegt zugrunde, und lässt sich die Zuordnung anpassen?
- Werden Kostenstellen und Kostenarten mitgegeben?
- Wie werden Korrekturen an bereits exportierten Buchungen abgebildet?
- Kommt der Beleg als Bild mit oder bleibt er in der Software?
- Gehört der Export zum Grundpreis oder ist er ein kostenpflichtiger Zusatz?
- Kann die Kanzlei selbst lesend zugreifen, statt auf einen Export zu warten?
Diese Fragen gelten für jeden Anbieter — auch für uns. Wie DocuFleet sie beantwortet, steht direkt darunter.
So löst DocuFleet das
DocuFleet exportiert Buchungen im DATEV-Format sowie als CSV, mit Kostenstellen und Kostenarten. Belege sind festgeschrieben; Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung, statt den ursprünglichen Beleg zu überschreiben.
Zusätzlich zum Export gibt es den Weg, den Kanzleien meist bevorzugen: einen eigenen Beobachter-Zugang, der ausschließlich liest. Die Kanzlei holt sich die Zahlen selbst, wenn sie sie braucht, statt auf eine Sammelmail zu warten.
Zur Einordnung: Der DATEV-Export gehört zum Pro-Tarif. Der Beobachter-Zugang selbst ist keine Zusatzlizenz — die Kanzlei zählt nicht als abgerechnetes Fahrzeug.
Im Produkt nachlesen
Alle Kosten je Fahrzeug, Kostenart und Zeitraum ausgewertet — und exportiert für DATEV.
Mehr erfahren →Kosten & BelegeKI-Erfassung für Belege & DokumenteFoto genügt: Die KI liest Betrag, Datum, Kennzeichen und Kostenart aus Belegen, Rechnungen und Bescheiden — und legt sie richtig ab.
Mehr erfahren →DokumenteDokumente & E-Mail-PosteingangRechnungen und Bescheide per E-Mail ins eigene Postfach schicken — die KI erkennt die Art und legt sie am richtigen Fahrzeug ab.
Mehr erfahren →Rund um DATEV-Schnittstelle
Ist ein DATEV-Export dasselbe wie eine DATEV-Schnittstelle?
Umgangssprachlich wird beides gleich verwendet. Technisch ist der Export eine Datei, die Sie oder die Kanzlei einlesen; eine echte Schnittstelle würde die Daten direkt übertragen. Für den Fuhrpark reicht der Export in aller Regel aus, weil die Übergabe ohnehin periodisch erfolgt.
Was ist mit E-Rechnungen?
Eingehende Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden strukturiert gelesen, statt aus dem PDF abgetippt zu werden. Das ist unabhängig vom Export, spart aber denselben Arbeitsschritt.
Muss meine Kanzlei DATEV nutzen?
Nein. Für andere Systeme steht der CSV-Export bereit, der sich in den meisten Buchhaltungsprogrammen einlesen lässt. Klären Sie die Spaltenstruktur einmalig mit der Kanzlei ab, danach läuft es unverändert weiter.
Begriffe dazu: GoBD · Betriebsprüfung · E-Rechnung
Weitere Auswahlhilfen: KI-Belegerfassung · Fristenüberwachung · Kalenderanbindung · Führerscheinkontrolle · UVV-Prüfung · Verzicht auf Ortung
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