Fuhrparksoftware mit Kalenderanbindung
Fuhrparktermine nützen wenig, wenn sie in einer Software liegen, die man nur zweimal im Monat öffnet. Sie gehören dorthin, wo Sie ohnehin hinschauen — mit einer Anbindung, die nicht zum zweiten Pflegeaufwand wird.
Kalenderanbindung im Fuhrpark
Es gibt zwei grundverschiedene Wege, Termine in den Kalender zu bekommen, und die Werbung nennt beide „Kalenderintegration“. Beim Export laden Sie eine Datei herunter und importieren sie einmalig — ändert sich der Termin, bleibt der Kalendereintrag falsch stehen. Beim Abo hinterlegen Sie eine Adresse, die der Kalender regelmäßig selbst abruft; Änderungen kommen dadurch von allein nach.
Für den Fuhrpark ist der Unterschied erheblich, weil sich Termine ständig verschieben: Die Werkstatt sagt ab, die Prüfung wird vorgezogen, ein Fahrzeug wird ausgeflottet. Ein Einmal-Export bildet den Stand vom Tag des Downloads ab und veraltet ab dem ersten Tag.
Technisch ist das Abo ein iCal-Feed — ein offener Standard, den Outlook, Google Kalender, Apple Kalender und Thunderbird lesen. Wichtig ist dabei, dass die Abo-Adresse wie ein Passwort behandelt wird: Wer sie hat, sieht die Termine, ohne sich anzumelden.
Woran Sie eine gute Umsetzung erkennen
Nur ein Feed, den der Kalender selbst abruft, bleibt aktuell. Fragen Sie konkret nach, ob eine Terminverschiebung im Kalender ankommt, ohne dass jemand etwas exportiert.
Nicht jeder braucht alle Termine. Ein Feed nur für den eigenen Zuständigkeitsbereich oder eine Fahrzeuggruppe schlägt einen Sammelkalender, den nach zwei Wochen niemand mehr ansieht.
Eine Abo-Adresse ist ein Schlüssel ohne Anmeldung. Sie muss sich zurückziehen und neu erzeugen lassen, etwa wenn jemand das Unternehmen verlässt.
„Termin“ als Titel hilft niemandem. Im Kalendereintrag sollten Kennzeichen, Terminart und Ort stehen — sonst muss man für jede Zeile die Software öffnen.
Diese Fragen stellen Sie jedem Anbieter
- Ist es ein Abo, das sich selbst aktualisiert, oder ein einmaliger Download?
- Kommt eine Terminänderung im Kalender an, ohne dass jemand eingreift?
- Kann ich einzelne Kalender je Person, Standort oder Fahrzeuggruppe abonnieren?
- Lässt sich eine Abo-Adresse widerrufen, wenn jemand ausscheidet?
- Was steht im Kalendereintrag — Kennzeichen, Terminart, Ort?
- Funktioniert das mit unserem Kalender, also Outlook, Google oder Apple?
Diese Fragen gelten für jeden Anbieter — auch für uns. Wie DocuFleet sie beantwortet, steht direkt darunter.
So löst DocuFleet das
DocuFleet bietet ein Kalender-Abo im iCal-Format. Sie hinterlegen die Adresse einmal in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender; danach holt sich der Kalender die Termine selbst und Änderungen kommen automatisch nach.
Die Einträge tragen Kennzeichen und Terminart, damit die Zeile im Kalender für sich allein verständlich ist. Ausgeflottete Fahrzeuge verschwinden mit ihren offenen Terminen aus dem Feed.
Was DocuFleet nicht macht: in Ihren Kalender hineinschreiben. Der Feed wird gelesen, nicht gepflegt — DocuFleet braucht damit keinen Schreibzugriff auf Ihr Postfach.
Im Produkt nachlesen
HU/AU, UVV, Führerscheinkontrolle, Leasing-Rückgabe — geplant, rechtzeitig erinnert und als Abo in Ihrem eigenen Kalender.
Mehr erfahren →WartungWartung & WerkstatttermineServiceintervalle nach Kilometern und Zeit, Vorwarnung vor der Fälligkeit — und die Werkstattrechnung landet direkt in den Kosten.
Mehr erfahren →Rund um Kalenderanbindung
Was ist der Unterschied zwischen iCal und einer Outlook-Integration?
iCal ist ein offener Standard, den praktisch jeder Kalender abonnieren kann — auch Outlook. Eine spezielle Outlook-Anbindung setzt meist Zugriff auf Ihr Microsoft-Konto voraus. Das Abo kommt ohne diesen Zugriff aus und ist damit datensparsamer.
Wie schnell sind Änderungen im Kalender sichtbar?
Das bestimmt Ihr Kalenderprogramm, nicht die Fuhrparksoftware: Die meisten rufen abonnierte Kalender im Abstand von einigen Stunden ab. Für Termine mit Wochen Vorlauf ist das unproblematisch.
Sehen Kollegen dadurch alle Fuhrparkdaten?
Nein, ein Feed enthält Termine, keine Kosten oder Personaldaten. Behandeln Sie die Abo-Adresse trotzdem vertraulich — sie funktioniert ohne Anmeldung.
Begriffe dazu: UVV-Prüfung · Hauptuntersuchung (HU)
Weitere Auswahlhilfen: KI-Belegerfassung · Fristenüberwachung · Führerscheinkontrolle · UVV-Prüfung · Verzicht auf Ortung · DATEV-Schnittstelle
Prüfen Sie uns an unseren eigenen Fragen.
Starten Sie kostenlos mit bis zu 3 Fahrzeugen — oder testen Sie 30 Tage lang alle Funktionen. Einrichtung in Minuten, Import-Service inklusive.
Ohne Kreditkarte · monatlich kündbar · DSGVO- & GoBD-konform, gehostet in der EU