KI-Erfassung für Belege & Dokumente
Schluss mit Abtippen: Fotografieren Sie einen Beleg, und die Dokument-KI erkennt die Daten und schlägt die Kostenart vor. Sie geben frei, dann wird gebucht — Netto oder Brutto, wie Ihre Buchhaltung es braucht.
FUHRPARKMANAGEMENT
01 · KI-BELEGERFASSUNG
Belege scannen sich selbst
OCR-Belegscan und Dokument-KI nehmen Ihnen die Fleißarbeit ab — vom Tankbeleg bis zum Zulassungsschein.
Kontrollieren Sie insbesondere Betrag, Datum, Kostenart und Fahrzeug. Unvollständige Angaben lassen sich ergänzen, bevor aus dem Vorschlag ein Datensatz für die weitere Bearbeitung wird.
Foto genügt — die KI liest mit
Der OCR-Belegscan erkennt Betrag, Datum und Kennzeichen und schlägt die Kostenart vor. Netto oder Brutto — wie Ihre Buchhaltung es braucht.
GoBD-Festschreibung eingebaut
Einmal festgeschrieben, ist ein Beleg nachträglich unveränderbar (WORM). Korrekturen laufen als Storno per Gegenbuchung — mit lückenlosem Audit-Log.
DATEV-Export & E-Rechnung
Ihr Steuerberater bekommt die Daten so, wie er sie braucht — als Export statt als Beleg-Sammel-Mail.
Auch der Rest vom Papierstapel
Werkstattrechnungen, Bußgeldbescheide, Zulassungsscheine: Die Dokument-KI liest mit und legt die Daten am richtigen Fahrzeug ab.
02 · ANGABEN KORRIGIEREN
Erkannte Angaben. Gezielt prüfen.
Vergleichen Sie Betrag, Datum und Fahrzeugbezug mit dem Original. Unklare Angaben lassen sich korrigieren, bevor Sie den Vorschlag übernehmen.
Kontrollieren Sie insbesondere Betrag, Datum, Kostenart und Fahrzeug. Unvollständige Angaben lassen sich ergänzen, bevor aus dem Vorschlag ein Datensatz für die weitere Bearbeitung wird.
03 · ZUGRIFF AUF DEN ORIGINALBELEG
Beleg und Buchung. Im Zusammenhang.
Der Originalbeleg bleibt bei den bestätigten Angaben. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, welche Rechnung zu einem Betrag und Fahrzeug gehört.
Die Vorlage erklärt, woher eine Angabe stammt. Halten Sie sie deshalb im Zusammenhang mit dem bestätigten Betrag und dem Fahrzeug erreichbar. Bei Rückfragen können Fuhrpark und Buchhaltung auf denselben Beleg schauen.
SO FUNKTIONIERT'S
Von der Vorlage zur geprüften Information.
Beleg hochladen
Foto, PDF oder weitergeleitete Unterlage bereitstellen.
Achten Sie auf eine gut lesbare Vorlage mit allen relevanten Seiten. Der Beleg bildet die Grundlage für den Vorschlag und bleibt beim Prüfen der erkannten Angaben erreichbar.
Angaben erkennen
Die KI bereitet Betrag, Datum und Fahrzeugbezug vor.
Aus der Vorlage entsteht ein strukturierter Vorschlag. Die Erkennung unterstützt die Vorbereitung, damit das Team sich auf die Kontrolle der Angaben und die richtige Einordnung der Ausgabe konzentrieren kann.
Vorschlag prüfen
Die erkannten Angaben mit der Originalvorlage vergleichen.
Kontrollieren Sie insbesondere Betrag, Datum, Kostenart und Fahrzeug. Unvollständige Angaben lassen sich ergänzen, bevor aus dem Vorschlag ein Datensatz für die weitere Bearbeitung wird.
Übernahme bestätigen
Den geprüften Vorschlag zur weiteren Bearbeitung übernehmen.
Nach Ihrer Bestätigung stehen Beleg und Angaben im selben Zusammenhang bereit. Die Ausgabe kann anschließend in die Kostenübersicht einfließen und für die Buchhaltung vorbereitet werden.
FAQ
Häufige Fragen
Wie erfasst DocuFleet Belege?
Per Foto oder PDF: Die KI erkennt Betrag, Datum und Kennzeichen und schlägt die Kostenart vor. Sie vergleichen die erkannten Angaben mit dem Original und geben sie frei, erst dann wird gebucht.
In welchem Tarif ist die KI-Belegerfassung enthalten?
Im Tarif Pro, zusammen mit der KI-Erkennung von Dokumenten und Schadenfotos. In der 30-tägigen Testphase können Sie sie ausprobieren.
Lässt sich ein gebuchter Beleg noch ändern?
Ein festgeschriebener Beleg ist nachträglich unveränderbar. Korrekturen laufen als Storno per Gegenbuchung, und jede Änderung steht im Audit-Log.
Wie sollte ich einen Beleg für die Erkennung vorbereiten?
Fotografieren oder scannen Sie alle relevanten Seiten gut lesbar. Datum, Beträge und Angaben zum Fahrzeug sollten vollständig sichtbar sein. Eine klare Vorlage erleichtert die anschließende Kontrolle des Vorschlags.
Was prüfe ich vor der Übernahme besonders sorgfältig?
Vergleichen Sie Betrag, Datum, Kostenart und Fahrzeugzuordnung mit der Vorlage. Fehlende oder unpassende Angaben werden vor der Bestätigung korrigiert. Die KI bereitet die Bearbeitung vor, Ihr Team prüft den Zusammenhang.
Gehören Beleg und Kosten anschließend zusammen?
Der Beleg wird im Zusammenhang mit den erfassten Angaben bearbeitet. So kann das Team bei Rückfragen zur Ausgabe wieder auf die Vorlage zugreifen.
Wie unterscheidet sich ein Vorschlag von einer Freigabe?
Ein Vorschlag ist die Vorbereitung für Ihre Prüfung. Erst die Bestätigung hält fest, dass die Angaben kontrolliert wurden und für die weitere Bearbeitung übernommen werden sollen.