Terminverwaltung mit Kalender-Abo
Damit keine Frist mehr im Kopf mitlaufen muss: DocuFleet plant jeden erfassten Termin, erinnert rechtzeitig per E-Mail-Digest und spielt alle Fristen als Abo direkt in Apple, Google oder Outlook.
01 · TERMINVERWALTUNG
Jede Frist meldet sich von selbst
HU, UVV, Führerscheinkontrolle, Reifenwechsel, Leasing-Rückgabe: DocuFleet kennt die Fristen jedes Fahrzeugs und erinnert, bevor es teuer wird.
Ergänzen Sie Fälligkeit und Anlass, zum Beispiel eine Inspektion oder die Rückgabe eines Leasingfahrzeugs. So ist für das Team sichtbar, worum es geht und welche Unterlagen zum Termin gehören.
Alle Fristen an einem Ort
HU/AU, UVV-Prüftermine (§ 57 DGUV Vorschrift 70), Führerscheinkontrolle & Unterweisung, Reifenwechsel und Leasing-Rückgabe — automatisch terminiert je Fahrzeug.
Rechtzeitig statt teuer
Ein gebündelter E-Mail-Digest erinnert vorab — freundlich und rechtzeitig, statt vierzehn Einzel-Mails oder gar keiner.
Abo in Ihren Kalender
Ein persönlicher iCal-Feed bringt alle Termine nach Apple, Google oder Outlook. Einmal abonniert, aktualisiert er sich von selbst — read-only und über ein Geheim-Token abgesichert.
Leasing-Rückgabe ohne Überraschung
Die Kilometer-Hochrechnung aus dem Vertrag zeigt Mehrkilometer rechtzeitig — bevor die Rückgabe teuer wird.
Ein Termin für die ganze Belegschaft
Sicherheitsunterweisung, Betriebsversammlung, Belehrung: Sammeltermine und Sammelaufgaben hängen an einem Datensatz statt an achtzig. Eingeladen wird die ganze Belegschaft, ein Mandant oder eine ausgewählte Runde; verschoben wird einmal, und alle Geladenen bekommen das neue und das bisherige Datum genannt.
Teilnahme wird bestätigt, nicht behauptet
Die Fuhrparkleitung hakt ab — einzeln oder für alle Offenen auf einmal; niemand quittiert sich selbst. Wer nicht kann, sagt mit Begründung ab und kann das zurücknehmen. Am Nachweis bleibt unterscheidbar, ob jemand sich abgemeldet hat oder entschuldigt wurde.
02 · ERINNERUNGEN
Frist und Zuständigkeit. Gemeinsam im Blick.
Zum Termin gehören das Fahrzeug, die verantwortliche Person und die passende Erinnerung. So ist klar, wer den nächsten Schritt übernimmt.
Anlass, Fahrzeug und verantwortliche Person bleiben in der Erinnerung miteinander verbunden. Das Team erkennt, welche Vorbereitung ansteht, und kann gezielt am passenden Vorgang weiterarbeiten. Unterlagen und aktueller Bearbeitungsstand müssen dafür nicht neu zusammengesucht werden.
03 · NACHWEISE WIEDERFINDEN
Erledigt. Und am Termin dokumentiert.
Hinterlegen Sie die Unterlagen beim Vorgang. Der Nachweis bleibt mit dem Termin verbunden und ist später über die zugehörige Akte wieder auffindbar.
Beginnen Sie beim bekannten Zusammenhang, etwa dem Fahrzeug oder dem Namen der Unterlage. Suche und Vorschau helfen, das passende Dokument zu erkennen. Dadurch lässt sich die Grundlage einer früheren Entscheidung auch später wieder ansehen.
SO FUNKTIONIERT'S
Von der ersten Erinnerung bis zur Erledigung.
Termin anlegen
Den Termin mit dem Fahrzeug oder Vorgang verbinden.
Ergänzen Sie Fälligkeit und Anlass, zum Beispiel eine Inspektion oder die Rückgabe eines Leasingfahrzeugs. So ist für das Team sichtbar, worum es geht und welche Unterlagen zum Termin gehören.
Zuständigkeit festlegen
Festlegen, wer sich um die Erledigung kümmert.
Ordnen Sie den nächsten Schritt einer verantwortlichen Person zu. Eine eindeutige Zuständigkeit erleichtert die Abstimmung zwischen Fuhrparkleitung, Fahrer und Werkstatt, gerade wenn mehrere Termine gleichzeitig anstehen.
Erinnerung erhalten
Die Erinnerung macht auf den anstehenden Termin aufmerksam.
Der Hinweis führt zum konkreten Vorgang. Dort finden Sie Fahrzeug, Anlass und Zuständigkeit zusammen und können die Vorbereitung fortsetzen, ohne die Informationen erst in verschiedenen Listen zu suchen.
Erledigung festhalten
Die Bearbeitung und zugehörige Unterlagen bleiben am Vorgang.
Ergänzen Sie das Ergebnis und legen Sie den zugehörigen Nachweis ab. Wer später auf den Termin schaut, kann nachvollziehen, was erledigt wurde und welche Unterlagen dazu vorliegen.
FAQ
Häufige Fragen
Welche Fristen überwacht DocuFleet?
Hauptuntersuchung und AU, UVV-Prüfung, Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung, Reifenwechsel, Wartung und Leasing-Rückgabe. Die Termine werden je Fahrzeug geplant, und ein gebündelter E-Mail-Digest erinnert rechtzeitig vorab.
Wie kommen die Termine in meinen Kalender?
Über einen persönlichen iCal-Feed für Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook. Einmal abonniert, aktualisiert er sich von selbst. Der Feed ist nur lesbar und über einen geheimen Schlüssel geschützt.
Lassen sich Termine für viele Mitarbeiter auf einmal planen?
Ja. Sammeltermine wie eine Sicherheitsunterweisung hängen an einem einzigen Datensatz. Eingeladen wird die ganze Belegschaft, ein Mandant oder eine ausgewählte Runde, und die Fuhrparkleitung bestätigt die Teilnahme.
Wie vermeide ich unklare Zuständigkeiten bei Terminen?
Hinterlegen Sie zum Termin eine verantwortliche Person und einen eindeutigen Anlass. Fahrzeugbezug, Fälligkeit und Unterlagen stehen so im selben Zusammenhang. Das erleichtert auch die Übergabe bei Urlaub oder Krankheit.
Was gehört nach der Erledigung zum Termin?
Halten Sie das Ergebnis fest und ordnen Sie vorhandene Nachweise zu. Bei einem Werkstatttermin kann das die Rechnung sein, bei einer Prüfung das Protokoll. Spätere Rückfragen beginnen dadurch am ursprünglichen Vorgang.
Welche Angaben brauche ich für einen neuen Termin?
Beginnen Sie mit Anlass, Fälligkeit und dem zugehörigen Fahrzeug oder Vorgang. Ergänzen Sie die Zuständigkeit, damit klar ist, wer den nächsten Schritt übernimmt.
Wie organisiere ich mehrere Fristen an einem Fahrzeug?
Führen Sie die einzelnen Anlässe getrennt und verbinden Sie sie mit demselben Fahrzeug. So werden zum Beispiel Inspektion und Vertragsrückgabe gemeinsam auffindbar, ohne ihre Fälligkeiten zu vermischen.