Ihre Fuhrparkdaten gehören Ihnen
Fuhrparkdaten sind Personendaten: Wer wann welches Fahrzeug gefahren hat, wessen Führerschein kontrolliert wurde, welcher Schaden wem zuzuordnen ist. Deshalb liegt die Trennung zwischen Unternehmen bei DocuFleet nicht in der Oberfläche, sondern in der Datenbank.
Vier Zusagen
Jeder Datensatz trägt seine Organisation. Die Datenbank selbst prüft bei jeder einzelnen Abfrage, ob der Zugriff zu ihr gehört — nicht die Anwendung davor.
Anwendung und Datenbank laufen auf Servern in der Europäischen Union. Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt.
Fünf Rollen vom Besitzer bis zum Beobachter. Fahrer sehen nur, was sie für ihre Fahrzeuge brauchen, der Beobachter-Zugang liest ausschließlich mit.
Wer was wann geändert hat, hält ein Audit-Log fest, das nur ergänzt und nie überschrieben wird — auch von uns nicht.
Gehostet in der EU. Getrennt je Mandant.
Warum die Trennung in der Datenbank liegt
In vielen Anwendungen entscheidet der Programmcode, welche Daten ein Benutzer zu sehen bekommt — er filtert die Abfrage auf das eigene Unternehmen. Das funktioniert, solange niemand diesen Filter vergisst. Genau daraus entstehen die Vorfälle, bei denen fremde Datensätze auftauchen.
DocuFleet dreht das um: Jede Tabelle trägt die Organisation an der einzelnen Zeile, und die Datenbank lässt eine Abfrage grundsätzlich nur die Zeilen der eigenen Organisation sehen. Die Regel greift unabhängig davon, wie die Anfrage gestellt wird. Ein Fehler in der Oberfläche führt damit zu einer leeren Liste — nicht zu fremden Daten.
Unveränderbar, wo das Gesetz es verlangt
Steuerlich relevante Belege werden festgeschrieben und sind danach nicht mehr änderbar. Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung, Fahrzeuge und Verträge werden archiviert statt gelöscht. So bleibt die Historie für eine Betriebsprüfung vollständig — und gleichzeitig nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
Was wir nicht behaupten
DocuFleet ist ein junges Produkt aus Wien. Wir führen hier keine Zertifikate und keine Verfügbarkeitsgarantien auf, die wir nicht belegen können. Was Sie bekommen, ist eine Architektur, die Mandantentrennung ernst nimmt, Hosting in der EU — und einen Ansprechpartner, der Ihnen Ihre Fragen dazu direkt beantwortet.
Sicherheit & Datenschutz
Können andere Unternehmen meine Fahrzeugdaten sehen?
Nein. Die Trennung passiert nicht in der Anwendung, sondern eine Ebene tiefer in der Datenbank: Jede Zeile ist ihrer Organisation zugeordnet, und Postgres setzt diese Regel bei jeder Abfrage durch (Row Level Security). Selbst ein Programmierfehler in der Oberfläche kann diese Grenze nicht öffnen — und die Trennung wird bei jeder Codeänderung automatisiert gegen eine echte Datenbank getestet.
Wo liegen die Daten?
Ihre Fuhrparkdaten — Anwendung, Datenbank und Dokumente — liegen auf Servern innerhalb der EU. Zwei Funktionen verarbeiten daneben auch in den USA: die Anmeldung (Clerk) und die Zahlungsabwicklung (Stripe); dafür stützen wir uns auf die Garantien nach Art. 46 DSGVO. Welche Dienstleister im Einzelnen beteiligt sind — für Hosting, Anmeldung, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand und Fehleranalyse — steht vollständig in unserer Datenschutzerklärung, jeweils mit Zweck und Rechtsgrundlage.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Ja. Als Unternehmen sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und benötigen einen AVV mit uns. Fordern Sie ihn über das Kontaktformular an — wir schicken ihn Ihnen zur Unterzeichnung zu.
Wie sind die Zugänge geschützt?
Die Anmeldung läuft über einen spezialisierten Anbieter für Identitätsverwaltung; Passwörter liegen zu keinem Zeitpunkt in der DocuFleet-Datenbank. Innerhalb Ihrer Organisation vergeben Sie die Rollen selbst und können Zugänge jederzeit entziehen.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren. Nach Vertragsende werden sie gelöscht — mit Ausnahme der Unterlagen, die wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Fristen aufbewahren müssen. Diese bleiben gesperrt und werden nach Fristablauf entfernt.
Werden meine Daten für KI-Training verwendet?
Nein. Belege und Dokumente, die Sie durch die KI-Erfassung schicken, werden zur Verarbeitung Ihrer Anfrage genutzt — nicht, um Modelle zu trainieren.
Vollständige Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlagen und eingesetzten Dienstleistern finden Sie in der Datenschutzerklärung. Den AVV und weitere Unterlagen für Ihre IT-Prüfung erhalten Sie über das Kontaktformular.
Vertrauen ist gut. Nachweisen können ist besser.
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