Die DocuFleet App für unterwegs
Schluss mit „Zettel ins Fach legen“: In der App melden Ihre Fahrer Schäden mit Foto, erledigen Abfahrts- und Führerscheinkontrollen und unterschreiben Übergabeprotokolle — und die Fuhrparkleitung gibt das Ganze frei, ohne dafür ins Büro zu fahren.
Originalansichten der nativen iPhone-App mit Beispieldaten.
01 · OFFLINE-ERFASSUNG
Der Fuhrpark-Alltag passt aufs Handy
Wer ein Foto verschicken kann, kann melden. Die Rollen regeln den Rest — jeder sieht genau das, was er sehen darf. Und erfasst wird dort, wo man gerade ist: Jeder Bereich eines Fahrzeugs nimmt selbst etwas auf, statt dafür an den Anfang zurückzuschicken.
Die Angaben bleiben bis zur Übertragung in der lokalen Warteschlange. Sie müssen einen bereits erfassten Vorgang nach der Rückkehr ins Netz nicht noch einmal aufnehmen.
Schaden mit Foto
Fotografieren, kurz beschreiben, senden. Die KI schätzt vor, der Treffer landet als Marker im Karosserie-Diagramm — in der Zentrale wird daraus auf Knopfdruck die Schadenmeldung.
Abfahrtskontrolle mit Mangel-Foto
Kurz durchtippen, Mängel mit Foto festhalten — Teil Ihrer UVV-Routine, sauber dokumentiert statt mündlich gemeldet.
Führerscheinkontrolle
Der Fahrer führt sie digital in der App durch — Dokument und bestätigte Fahrerangaben — oder fragt die Sichtkontrolle am Original an; mit Sperrlogik, falls eine Kontrolle nicht besteht.
Übergabe mit Unterschrift
Digitaler Wizard, Unterschrift auf dem Display, fertiges PDF — und die Gegenseite bestätigt per Gegensignatur. Vorhandene Schäden werden am benannten Fahrzeugteil festgehalten, mit einer Beschreibungszeile je Teil; im PDF steht deshalb „Tür vorne links — Kratzer, ca. 15 cm“ statt einer Textzeile ohne Ort.
Freigaben unterwegs
Poolwagen-Buchungen, Schadenmeldungen und Belege warten nicht mehr bis zum nächsten Bürotag: Die Fuhrparkleitung genehmigt sie direkt in der App.
Fahrten protokolliert
Fahrten und km-Stände werden direkt am Fahrzeug festgehalten — die Grundlage für Kosten, Sachbezug und Fahrtenbuch.
Einen Mangel melden, ohne eine Prüfung zu erfinden
Fällt unterwegs etwas auf, geht das als eigene Meldung — betroffener Bereich, Beschreibung, Kilometerstand, Foto. Wer meldet, muss nicht einstufen: Wie dringend es ist, entscheidet die Fuhrparkleitung.
Die eigenen Pflichten stehen im eigenen Konto
Führerscheinkontrolle, Unterweisung und die eigenen Unterlagen liegen unter „Mein Konto“ — die Unterweisung nach DGUV Vorschrift 70 § 35 lässt sich dort in vier Schritten selbst durchführen, statt auf einen Sammeltermin zu warten.
02 · SCHADENMELDUNG
Ein Schaden. Ein gemeinsamer Verlauf.
Fotos, Beschreibung und Bearbeitung bleiben an einem Vorgang. Das Team sieht, was gemeldet wurde und welcher Schritt als Nächstes ansteht.
Halten Sie den Zustand mit aussagekräftigen Bildern und einer kurzen Beschreibung fest. Der Fahrzeugbezug hilft dabei, die Meldung später dem richtigen Schadenfall zuzuordnen.
03 · POOLWAGENBUCHUNG
Ein Zeitraum. Eine klare Buchung.
Anfrage, Fahrzeug und Zeitraum gehören zusammen. Verfügbarkeit, Freigabe und Übergabe werden zu einem nachvollziehbaren Ablauf.
Tragen Sie den geplanten Nutzungszeitraum ein. Mit einem klaren Beginn und Ende lässt sich die Anfrage im Zusammenhang mit weiteren Buchungen betrachten.
SO FUNKTIONIERT'S
Unterwegs erfassen. Im Team weiterarbeiten.
Vorgang erfassen
Abfahrtskontrolle, Fahrt, Kosten oder Schaden unterwegs erfassen.
Fahrzeug, Beschreibung und Fotos gehören direkt zur Meldung. Diese vier Erfassungswege unterstützen auch Situationen ohne Empfang, etwa in Tiefgaragen oder an abgelegenen Einsatzorten.
Auf dem Gerät sichern
Die unterstützten Vorgänge warten verschlüsselt auf dem Gerät.
Die Angaben bleiben bis zur Übertragung in der lokalen Warteschlange. Sie müssen einen bereits erfassten Vorgang nach der Rückkehr ins Netz nicht noch einmal aufnehmen.
Daten übertragen
Bei wiederhergestellter Verbindung wird die Übertragung fortgesetzt.
Der Übertragungsstatus zeigt, ob die Angaben angekommen sind oder noch ausstehen. So bleibt die Unterscheidung zwischen einer lokalen Erfassung und einem übertragenen Vorgang sichtbar.
Im Team bearbeiten
Die Fuhrparkleitung kann mit den übertragenen Angaben weiterarbeiten.
Übertragene Meldungen stehen im zugehörigen Fahrzeugkontext bereit. Das Team kann Angaben prüfen und den nächsten Schritt organisieren, ohne Fotos und Notizen erneut zusammenzutragen.
DocuFleet für unterwegs
Die App gibt es für iPhone und Android — die Anmeldung erfolgt mit dem Firmenkonto, das Sie ohnehin schon nutzen.
Kostenlos, ohne In-App-Käufe und ohne Werbung · in Ihrem DocuFleet-Zugang enthalten
FAQ
Häufige Fragen
Was können Fahrer in der DocuFleet App erledigen?
Schäden mit Foto melden, die Abfahrtskontrolle durchgehen, Belege einreichen und Fahrzeuge mit Übergabeprotokoll übernehmen und zurückgeben. Führerscheinkontrolle und Unterweisung stehen im eigenen Konto. Was eine Person sieht, regelt ihre Rolle.
Funktioniert die App ohne Internet?
Teilweise. Abfahrtskontrolle, Fahrt, Kosten und Schaden lassen sich auch ohne Empfang erfassen und warten verschlüsselt auf dem Gerät. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden sie übertragen. Andere Eingaben brauchen eine Verbindung.
Verfolgt die App den Standort?
Nein. Die App fordert keine Standortberechtigung an und überträgt keine Positionsdaten.
Wie erkenne ich, ob ein unterwegs erfasster Vorgang angekommen ist?
Achten Sie auf den angezeigten Übertragungsstatus. Lokal gespeicherte und bereits übertragene Vorgänge sind unterschiedliche Zustände. Ein ausstehender Vorgang bleibt mit dem jeweiligen Grund sichtbar.
Wie bereite ich das Team auf die erste Nutzung vor?
Klären Sie Firmenkonto, Rolle und Fahrzeugzuordnung. Probieren Sie anschließend einen typischen Ablauf gemeinsam aus, zum Beispiel eine Schadenmeldung mit Foto oder die Abfahrtskontrolle.
Was kann ich bei fehlendem Empfang vorbereiten?
Die vier unterstützten Offline-Erfassungen sind Abfahrtskontrolle, Fahrt, Kosten und Schaden. Die Angaben warten verschlüsselt auf dem Gerät auf die Übertragung. Andere Bereiche können eine Verbindung benötigen.
Wie arbeitet die Fuhrparkleitung mit einer mobilen Meldung weiter?
Nach der Übertragung steht der Vorgang im zugehörigen Zusammenhang bereit. Das Team kann die Angaben prüfen und den nächsten Schritt organisieren, ohne Fotos und Notizen erneut zusammenzutragen.