Excel oder Fuhrparksoftware?
Fast jeder Fuhrpark beginnt in einer Tabelle — und viele fahren damit jahrelang gut. Diese Seite sagt ehrlich, wann das reicht und woran man merkt, dass es nicht mehr reicht.
Excel ist besser als sein Ruf
Eine Tabelle kostet nichts, jeder kann sie bedienen, und sie ist in fünf Minuten eingerichtet. Für einen Betrieb mit drei Fahrzeugen, einem Fahrer je Wagen und einer Person, die alles im Kopf hat, ist sie oft die vernünftigste Lösung. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft Ihnen etwas.
Woran man merkt, dass es kippt
Der Wechsel wird selten durch eine Entscheidung ausgelöst, sondern durch einen Vorfall: Eine HU ist abgelaufen und keinem ist es aufgefallen. Ein Mitarbeiter fährt seit Monaten ohne dass jemand den Führerschein kontrolliert hat. Die Berufsgenossenschaft fragt nach der UVV-Prüfung, und die Antwort steht in einer Datei, die seit einem Jahr niemand geöffnet hat. Oder schlicht: Die Kollegin, die die Tabelle gepflegt hat, ist nicht mehr im Unternehmen.
Das gemeinsame Muster ist nicht fehlende Sorgfalt, sondern eine fehlende Erinnerung. Eine Tabelle meldet sich nie von selbst.
Wo der Unterschied wirklich liegt
| Merkmal | Excel-Tabelle | Fuhrparksoftware |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | keine | ab 0 € (Free), sonst je Fahrzeug |
| Fristen im Blick | nur wenn jemand hineinsieht | Erinnerung vor Fälligkeit |
| Nachweis für Prüfungen | Datei ohne Änderungshistorie | Nachweis mit Datum & Verlauf |
| Belege | getrennt im Ordner | am Fahrzeug abgelegt |
| Mehrere Bearbeiter | Versionschaos oder Sperre | gleichzeitig, mit Rollen |
| Fahrer beteiligen | nicht vorgesehen | App für Meldungen & Kontrollen |
| Steuerliche Festschreibung | nachträglich änderbar | unveränderbar (GoBD) |
| Ausfall der Person, die sie pflegt | niemand kennt die Datei | Zugriff bleibt im Unternehmen |
Excel war gut — bis der Fuhrpark gewachsen ist.
Was der Umstieg kostet — und was das Versäumnis
Bei DocuFleet sind bis zu 3 Fahrzeuge dauerhaft kostenlos, darüber beginnt der Preis bei 3,90 € je Fahrzeug und Monat. Für einen Fuhrpark mit zehn Fahrzeugen sind das 39 € monatlich.
Dem gegenüber steht das, was ein einzelnes Versäumnis kostet: Eine überzogene Hauptuntersuchung bringt Verwarnungs- oder Bußgeld und im Ernstfall Ärger mit der Versicherung. Kommt es zu einem Unfall mit einem Fahrzeug ohne dokumentierte UVV-Prüfung, geht es um Halterhaftung — dann ist die Frage nicht mehr, ob die Prüfung stattgefunden hat, sondern ob Sie es belegen können.
Wenn Sie noch nicht wechseln wollen
Dann nehmen Sie wenigstens eine ordentliche Struktur mit: Unsere kostenlose Fuhrpark-Vorlage für Excel bringt Fahrzeuge, Termine und Kosten in drei aufeinander abgestimmte Blätter — ohne Anmeldung. Und wenn Sie wissen wollen, wann Ihre nächste Prüfung fällig ist, rechnet der UVV- und HU-Fristenrechner es Ihnen in zehn Sekunden aus.
Sechs Fragen an jedes Angebot
Der genannte Einstiegspreis sagt wenig darüber, was ein System am Monatsende kostet. Diese sechs Punkte klären das — bei uns wie bei jedem anderen Anbieter.
Je Fahrzeug, je Fahrer oder je Nutzer? In der Pflege oder im Schichtbetrieb kommen auf ein Fahrzeug schnell drei Fahrer — ein Fahrerpreis verdreifacht dort die Rechnung.
Manche Angebote nennen einen niedrigen Fahrzeugpreis und stellen eine monatliche Plattform- oder Grundgebühr daneben. Bei kleinen Flotten ist sie oft der größere Posten.
Führerscheinkontrolle, UVV-Unterweisung, Poolbuchung: Rechnen Sie die Bausteine durch, die Sie wirklich brauchen — nicht den Einstiegspreis.
Eine Jahresvorauszahlung bindet Kapital und Entscheidung. Prüfen Sie, ob Sie nach drei Monaten wieder aussteigen könnten, wenn es nicht passt.
Ein automatisches Fahrtenbuch und GPS-Ortung brauchen einen Stecker im Fahrzeug — mit Einbau, Gerätekosten und Betriebsrats-Thema. Reine Verwaltung kommt ohne aus.
Ein System für Fuhrparkabteilungen erfordert jemanden, der es betreut. Wird der Fuhrpark nebenbei verwaltet, entscheidet die erste Woche über den Erfolg.
Excel und Fuhrpark
Ab wie vielen Fahrzeugen lohnt sich der Umstieg?
Weniger die Zahl entscheidet als die Zahl der Pflichttermine. Drei Fahrzeuge mit je HU, UVV und zwei Führerscheinkontrollen im Jahr ergeben schon zwölf Termine — das lässt sich noch merken. Ab etwa fünf bis acht Fahrzeugen kippt es erfahrungsgemäß, weil niemand mehr im Kopf hat, was als Nächstes fällig ist.
Ist eine Excel-Tabelle rechtlich zulässig?
Für die reine Übersicht ja — es gibt keine Vorschrift, die eine bestimmte Software verlangt. Problematisch wird es beim Nachweis: Halterpflichten wie die UVV-Prüfung oder die Führerscheinkontrolle müssen im Streitfall belegbar sein. Eine Tabelle, die jederzeit rückwirkend geändert werden kann, ist ein schwacher Beleg. Für steuerlich relevante Aufzeichnungen kommt hinzu, dass die GoBD Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit verlangen.
Was passiert mit unserer bestehenden Tabelle?
Die bleibt die Grundlage: Fahrzeuglisten lassen sich beim Start übernehmen, Sie tippen nichts ab. Viele Betriebe behalten die Tabelle anfangs parallel und legen sie nach wenigen Wochen von selbst weg.
Und wenn wir vorerst bei Excel bleiben wollen?
Dann tun Sie es strukturiert. Unsere kostenlose Fuhrpark-Vorlage bringt Fahrzeuge, Termine und Kosten in eine saubere Struktur — ohne Anmeldung, ohne Gegenleistung.
Was DocuFleet im Einzelnen kann, steht unter Produkt — die Preise finden Sie auf Preise.
Geben Sie Excel den Feierabend.
Starten Sie kostenlos mit bis zu 3 Fahrzeugen — oder testen Sie 30 Tage lang alle Funktionen. Einrichtung in Minuten, Import-Service inklusive.
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