E-Rechnung

Was rechtlich eine E-Rechnung ist — und was nur digital aussieht

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet § 14 UStG zwei Rechnungsarten. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung; sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Parteien vereinbartes Format sein, aus dem sich die erforderlichen Angaben normkonform extrahieren lassen. Alles andere — Papier, PDF, Fax, eingescannter Ausdruck — ist eine „sonstige Rechnung“.

Daraus folgt die praktische Faustregel: Entscheidend ist nicht, ob eine Datei digital ist, sondern ob eine Maschine die Rechnungsangaben ohne Texterkennung lesen kann. Bei hybriden Formaten, die einen XML-Datensatz in ein PDF einbetten, ist deshalb der strukturierte Teil maßgeblich — weichen Bild- und Datenteil voneinander ab, gilt der Datensatz.

• XRechnung — reiner XML-Datensatz, im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern etabliert
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — XML in ein PDF eingebettet; die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Norm nicht
• Peppol-BIS Billing — im europäischen Peppol-Netz verbreitetes Format
• Nicht ausreichend: PDF ohne eingebetteten Datensatz, Bilddatei, Papier, Fax

Der Zeitplan: Empfangen sofort, Versenden gestaffelt

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist: Wer als inländischer Unternehmer Leistungen von anderen inländischen Unternehmern bezieht, muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine Zustimmung ist dafür nicht mehr erforderlich — der Lieferant darf sie schicken, unabhängig davon, ob es Ihnen gerade passt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach; ein besonderes Portal ist nicht vorgeschrieben.

Für den Versand gelten dagegen die gestaffelten Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG. Zusätzlich darf bis Ende 2027 das EDI-Verfahren genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen — empfangen können müssen aber auch sie.

Quelle: § 14 UStG i. V. m. den Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG

Fuhrparkbelege: was betroffen ist und was nicht

Im Fuhrpark trifft die Pflicht genau die großen, wiederkehrenden Belegarten: Leasing- und Mietrechnungen, Werkstatt- und Reifenrechnungen, Rechnungen von Aufbereitern, Gutachtern und Betreibern von Ladeinfrastruktur. Für die Praxis ist das eher eine Chance als eine Last — es sind dieselben Belege, die heute abgetippt werden.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV. Der Kassenbon von der Zapfsäule fällt damit in aller Regel nicht unter die Pflicht; die monatliche Sammelabrechnung des Tankkartenanbieters dagegen sehr wohl. Ebenfalls außerhalb liegen Rechnungen an Privatpersonen und an Empfänger im Ausland — die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.

Bei Dauerschuldverhältnissen — dem typischen Leasingvertrag mit gleichbleibender Rate — verlangt die Finanzverwaltung keine monatlich neue E-Rechnung: Es genügt, für die erste Teilleistung eine E-Rechnung auszustellen, der zugrunde liegende Vertrag kann beigefügt werden. Ändern sich die Rechnungsangaben, ist neu auszustellen. Und wo eine E-Rechnung verpflichtend ist, erfüllt eine Papier- oder PDF-Rechnung die Formanforderungen nicht — mit der Folge, dass der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung angreifbar wird. Prüfen Sie den Belegeingang deshalb nicht nur auf Betrag und Fahrzeug, sondern auch auf das Format.

Österreich und der europäische Rahmen

Österreich kennt bislang keine allgemeine B2B-Pflicht zur E-Rechnung. Verpflichtend ist die elektronische Rechnung dort gegenüber Dienststellen des Bundes; zwischen Unternehmen bleibt es vorerst bei der freien Formatwahl. Für einen Fuhrpark mit Gesellschaften in beiden Ländern heißt das: Der deutsche Betrieb muss spätestens 2028 strukturiert fakturieren, der österreichische nicht — die Belegablage muss beide Welten aufnehmen und getrennt auswertbar halten.

Der Rahmen kommt aus Brüssel. Die Norm EN 16931 stammt aus der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Darüber hinaus sieht das Reformpaket „VAT in the Digital Age“ für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung mit digitaler Meldung ab 2030 vor. Wer sein Rechnungswesen jetzt umstellt, arbeitet also nicht nur auf die deutsche Frist hin.