Elektronisches Fahrtenbuch

Pflichtangaben je Fahrt

Welche Angaben ein Fahrtenbuch enthalten muss, steht nicht im Gesetz selbst — § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG verlangt lediglich ein „ordnungsgemäßes“ Fahrtenbuch. Ausgefüllt wird dieser Begriff durch die Lohnsteuer-Richtlinien und durch eine umfangreiche Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Der Mindestumfang ist dabei seit Jahren unverändert und lässt sich auf wenige Zeilen bringen.

Bei Privatfahrten genügt bewusst die Kilometerangabe; Ziel und Zweck sind nicht anzugeben. Das ist kein Entgegenkommen, sondern Datenminimierung: Wohin jemand privat fährt, geht den Arbeitgeber nichts an. Ein System, das private Ziele mitschreibt und speichert, schafft ein datenschutzrechtliches Problem, das es steuerlich gar nicht lösen muss.

Quelle: § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG, ausgefüllt durch R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs

Geschlossene Form — was ein System technisch leisten muss

Die Anforderung, an der es in der Praxis am häufigsten scheitert, ist die geschlossene Form. Sie verlangt, dass eine Aufzeichnung nach dem Erfassen nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Ein Fahrtenbuch, das diese Eigenschaft erst durch die Disziplin seiner Nutzer erhält, hat sie nicht — die Unveränderbarkeit muss vom System kommen.

Damit gelten für das Fahrtenbuch dieselben Grundsätze wie für die übrige digitale Buchführung: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit. Ein System, das diese Eigenschaften herstellt, sollte das auch dokumentieren — eine Verfahrensdokumentation gehört zu den ersten Unterlagen, nach denen in einer Prüfung gefragt wird.

• Zeitnahe Erfassung: die Fahrt wird im unmittelbaren Zusammenhang mit ihrem Ende aufgezeichnet, nicht wochenweise nachgetragen
• Änderungen sind technisch ausgeschlossen oder werden vollständig protokolliert — mit Zeitpunkt, Person, altem und neuem Wert
• Das Änderungsprotokoll ist Teil der Aufzeichnung und wird bei jeder Auswertung mit ausgegeben
• Die Fahrten sind lückenlos und fortlaufend erfasst; die Kilometerstände schließen ohne Sprünge aneinander an
• Die Daten liegen für den Datenzugriff der Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO maschinell auswertbar vor
• Aufzeichnung und Änderungsprotokoll werden gemeinsam aufbewahrt — ein Ausdruck ohne Protokoll genügt nicht

Woran Fahrtenbücher in der Prüfung scheitern

Verworfen wird ein Fahrtenbuch nicht wegen eines Tippfehlers, wohl aber wegen wiederkehrender Lücken und Widersprüche. Prüfer arbeiten dabei mit einfachen Gegenproben: Tank- und Werkstattbelege tragen Kilometerstände, Kalendereinträge tragen Orte, Mautabrechnungen tragen Zeitpunkte. Wer sein Fahrtenbuch selbst gegen diese Quellen hält, findet dieselben Stellen — nur früher.

Wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt, wird der Vorteil für den gesamten Zeitraum pauschal bewertet. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden nachgefordert, und zwar zunächst beim Arbeitgeber, der für die Lohnsteuer haftet. Ein einzelnes Fahrzeug kann so eine Nachzahlung über mehrere Jahre auslösen — das ist der eigentliche Grund, warum die Anforderungen an die geschlossene Form so streng gehandhabt werden.

• Kilometerstände, die nicht an die vorherige Fahrt anschließen
• Tank- oder Werkstattbelege mit Kilometerständen, die zum Fahrtenbuch nicht passen
• Fehlender Reisezweck oder fehlender Geschäftspartner — ein Eintrag „Kundenbesuch“ genügt nicht
• Abkürzungen ohne einen mitgeführten Erklärungsschlüssel
• Nachträglich erstellte Aufzeichnungen, bei Software erkennbar an fehlenden oder gleichzeitig erzeugten Zeitstempeln
• Aufzeichnung in einer Tabellenkalkulation oder einem Textdokument
• Ein erst unterjährig begonnenes Fahrtenbuch oder ein Methodenwechsel mitten im Jahr

Österreich, Telematik und Mitbestimmung

In Österreich hat das Fahrtenbuch eine andere Hauptrolle: Es ist dort der Nachweis für den halben Sachbezug. Wer belegen kann, dass die privaten Fahrten im Jahresdurchschnitt 500 Kilometer im Monat nicht übersteigen, zahlt nur den halben Satz — bei 2 Prozent also 1 Prozent, bei 1,5 Prozent 0,75 Prozent, jeweils mit halbiertem Höchstbetrag. Ohne lückenlose Aufzeichnung erkennt die Finanzverwaltung diese Halbierung nicht an.

Technisch arbeiten die meisten elektronischen Fahrtenbücher mit einem Stecker im Fahrzeug oder mit Telematikdaten. Damit werden Standortdaten von Beschäftigten verarbeitet — ein Vorgang, der eine Rechtsgrundlage nach der Datenschutz-Grundverordnung braucht und der in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt, weil die Einrichtung dazu geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen. In Österreich verlangt § 96 ArbVG für Kontrollmaßnahmen, welche die Menschenwürde berühren, die Zustimmung des Betriebsrats in Form einer Betriebsvereinbarung.

Praktisch heißt das: Das System wird vor der Einführung mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt, es trennt private und dienstliche Fahrten sauber, und es speichert bei Privatfahrten keine Standortdaten. Wer diese drei Punkte klärt, bevor die Hardware bestellt ist, erspart sich die unangenehmere Reihenfolge.