Poolfahrzeug

Die Nutzungskette: Wer hatte das Fahrzeug wann?

Beim fest zugeordneten Fahrzeug ist die Frage nach dem Fahrer trivial. Im Pool ist sie die eigentliche Aufgabe — und sie wird immer rückwirkend gestellt: von der Bußgeldbehörde, vom Versicherer, von der Werkstatt, manchmal von einer Kollegin, die einen Kratzer entdeckt hat, der vorher nicht da war.

Deshalb ist das Buchungsjournal kein Komfortmerkmal, sondern der Beleg. Es muss zwei Dinge leisten: Doppelbelegungen ausschließen und im Nachhinein jede Stunde einer Person zuordnen. Eine Buchung, die nach der Rückgabe nicht abgeschlossen wird, reißt genau die Lücke, die später zählt.

• Fahrzeug mit amtlichem Kennzeichen und die buchende Person mit eindeutiger Kennung
• geplanter und tatsächlicher Beginn sowie geplantes und tatsächliches Ende, jeweils mit Datum und Uhrzeit
• Kilometerstand bei Übernahme und bei Rückgabe
• Zweck oder Ziel der Fahrt, soweit dienstlich erforderlich
• Zustand bei Übernahme und Rückgabe, belegt mit Fotos
• wer die Buchung freigegeben hat
• ein Vermerk, wenn das Fahrzeug innerhalb des Buchungszeitraums an eine andere Person weitergegeben wurde

Fahrerermittlung: Deutschland und Österreich

In Deutschland ermittelt die Behörde, und niemand muss sich selbst belasten. Bleibt die Feststellung des Fahrzeugführers nach einer Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften aber erfolglos, kann die zuständige Behörde für ein oder mehrere Fahrzeuge des Halters ein Fahrtenbuch anordnen (§ 31a Abs. 1 StVZO). Der Aufwand danach ist erheblich: Vor jeder Fahrt sind Name, Vorname und Anschrift der fahrenden Person, das Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns einzutragen, nach Fahrtende unverzüglich Datum und Uhrzeit mit Unterschrift (§ 31a Abs. 2 StVZO).

Zeitdruck besteht auf beiden Seiten: Ordnungswidrigkeiten nach § 24 Abs. 1 StVG verjähren in der Verfolgung nach sechs Monaten (§ 26 Abs. 3 Satz 1 StVG).

In Österreich ist die Lage umgekehrt. Der Zulassungsbesitzer muss Auskunft geben, wer das Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat; kann er es nicht, muss er die Person benennen, die es kann. Bemerkenswert für Poolfahrzeuge ist der Nachsatz der Bestimmung: Könnte die Auskunft ohne entsprechende Aufzeichnungen nicht gegeben werden, sind diese Aufzeichnungen zu führen (§ 103 Abs. 2 KFG 1967). Die Auskunftspflicht ist zudem durch eine Verfassungsbestimmung abgesichert — Auskunftsverweigerungsrechte treten hinter ihr zurück.

Quelle: § 31a StVZO, § 26 Abs. 3 StVG, § 103 Abs. 2 und § 134 Abs. 1 KFG 1967

Steuer, Datenschutz, Mitbestimmung

Steuerlich bleibt der Pool unkritisch, solange die Fahrzeuge ausschließlich dienstlich genutzt werden. Verlassen kann man sich darauf allerdings nur, wenn das Privatnutzungsverbot auch durchgesetzt wird und die Nutzung nachvollziehbar bleibt — die Finanzverwaltung prüft im Zweifel, ob das Verbot gelebt oder nur vereinbart wurde.

Ist Privatnutzung erlaubt, sehen die Lohnsteuer-Richtlinien für Fahrzeugpools eine Aufteilung dem Grunde nach vor: Der pauschale Nutzungswert wird aus den Listenpreisen der Fahrzeuge ermittelt und auf die Zahl der Nutzungsberechtigten verteilt (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 LStR). Die konkrete Berechnung — einschließlich des Zuschlags für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte — gehört in die Steuerkanzlei.

Datenschutzrechtlich sind Buchungsdaten personenbezogene Daten der Beschäftigten. Sie unterliegen der Zweckbindung und der Speicherbegrenzung: Aufbewahrt werden darf, was für den Nachweis gegenüber Behörden, Versicherern und Finanzamt erforderlich ist — und das gehört als Löschkonzept aufgeschrieben, nicht dem Zufall überlassen. Wird ein System eingeführt, mit dem sich Verhalten oder Leistung überwachen lässt — ein Buchungssystem mit Auswertung, erst recht Telematik —, unterliegen Einführung und Anwendung in Betrieben mit Betriebsrat dessen Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Auslastung messen, bevor das nächste Fahrzeug bestellt wird

Ein Pool rechnet sich nicht dadurch, dass er existiert, sondern dadurch, dass er ausgelastet ist. Die Zahl, die das belegt, ist keine Schätzung aus dem Bauch, sondern ein Quotient aus dem Buchungsjournal.

Wichtiger als der Auslastungsgrad selbst ist oft die abgelehnte Buchung: Sie ist der einzige harte Beleg dafür, dass ein weiteres Fahrzeug gebraucht wird — vorausgesetzt, sie wird überhaupt erfasst und nicht per Zuruf gelöst.

• Auslastungsgrad: gebuchte Stunden geteilt durch die im selben Zeitraum verfügbaren Stunden
• Belegungstage je Fahrzeug und Monat, um Fahrzeuge untereinander zu vergleichen
• Zahl der abgelehnten oder unbedienten Buchungswünsche je Woche
• Kilometer je Buchung — trennt Kurzstrecke von Langstrecke und zeigt, welches Fahrzeug im falschen Segment steht
• Kosten je gefahrenem Kilometer im Vergleich zur Erstattung für dienstliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug
• Anteil der Buchungen ohne Rückgabemeldung — das Maß für die Qualität der Nutzungskette